Interne Memo
Aan: Alle medewerkers van LogiTrans
Van: Directie & HR
Datum: 14 oktober 2024
Onderwerp: Introductie Richtlijn Generatieve AI
Beste collega’s,
De opkomst van generatieve kunstmatige intelligentie (AI), zoals ChatGPT en soortgelijke tools, biedt ons als logistieke dienstverlener interessante mogelijkheden om efficiënter te werken. Het kan ons helpen bij het opstellen van conceptteksten, het analyseren van data of het snel genereren van programmeercode. Tegelijkertijd brengt het gebruik van deze technologie aanzienlijke risico’s met zich mee op het gebied van informatiebeveiliging en intellectueel eigendom.
Om die reden introduceren we per direct een officieel beleid voor het gebruik van generatieve AI-systemen binnen LogiTrans. Wij vragen iedereen nadrukkelijk zich aan de volgende drie vuistregels te houden:
1. Geen gevoelige gegevens invoeren
Het is ten strengste verboden om privacygevoelige informatie, klantgegevens, bedrijfsgeheimen of broncodes van onze eigen software in te voeren in publiek toegankelijke AI-tools. De data die je invoert, wordt vaak gebruikt om de systemen verder te trainen. Hierdoor kan vertrouwelijke informatie op straat komen te liggen, wat kan leiden tot ernstige schendingen van de privacywetgeving (AVG).
2. Fact-checking is verplicht
Generatieve AI-modellen zijn getraind op historische data en kunnen 'hallucineren': ze presenteren onjuiste feiten met grote overtuigingskracht als waarheid. Je bent als medewerker te allen tijde persoonlijk verantwoordelijk voor de juistheid van de output die je gebruikt. Controleer claims, cijfers en bronnen altijd handmatig voordat je een document deelt met externen of collega's.
3. Transparantie naar de klant
Indien een substantieel deel van een op te leveren rapport of advies is gegenereerd met behulp van AI, dient dit transparant te worden vermeld aan de klant. We willen te allen tijde eerlijk zijn over onze werkprocessen en de herkomst van onze adviezen.
Toegestane tools
Vooralsnog is alleen het gebruik van de door onze IT-afdeling goedgekeurde en beveiligde bedrijfsversie van 'Copilot' vrijgesteld van de strengste restricties omtrent gegevensinvoer, aangezien de data binnen deze omgeving niet extern wordt opgeslagen of gebruikt voor training. Het gebruik van gratis, openbare varianten blijft onderworpen aan de hierboven genoemde beperkingen.
Heb je vragen over dit beleid of twijfel je of een specifieke AI-applicatie veilig is? Neem dan contact op met de Security Officer via security@logitrans.nl.
Met vriendelijke groet,
Directie LogiTrans